حاکمیت داده ها یا data governance پایه‌ای برای مدیریت داده در کل شرکت است و استفاده کارآمد از داده های قابل اعتماد را امکان پذیر می‌کند. مدیریت کارآمد داده ها وظیفه مهمی است که به مکانیزم‌های کنترل متمرکز نیاز دارد.
Data Governance چیست؟
حاکمیت داده شامل افراد، فرایندها و فنآوری‌های مورد نیاز برای مدیریت و محافظت از دارایی‌های داده شرکت برای تضمین داده های شرکتی قابل درک، صحیح، کامل، قابل اعتماد، امن و قابل کشف است.
در هسته اصلی آن، data governance ایجاد روش‌ها و سازمانی با مسئولیت‌ها و فرایندهای مشخص برای استاندارد سازی، تلفیق، محافظت و ذخیره داده های شرکتی است. اهداف اصلی عبارتند از:
- خطرات را به حداقل برسانید.
- قوانین داخلی را برای استفاده از داده ها تنظیم کنید.
- الزامات انطباق را اجرا کنید.
- ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود ببخشید.
- ارزش داده ها را افزایش دهید.
- مدیریت موارد فوق را تسهیل کنید.
- هزینه‌ها را کاهش دهید.
- از طریق مدیریت ریسک و بهینه سازی برای اطمینان از ادامه فعالیت شرکت کمک کنید.
برنامه های حاکمیت داده ها همیشه بر سطح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی در شرکت‌ها تأثیر می‌گذارند (شکل زیر را ببینید). به منظور سازماندهی و استفاده بهینه از داده ها در متن شرکت و در هماهنگی با سایر پروژه‌های داده، برنامه‌های حاکمیت بر داده باید به عنوان یک روند تکرار شونده مداوم تلقی شوند.
علاوه بر مسئولیت‌ها، جنبه‌های زیر در هر برنامه data governance باید روشن شود:
- سازمان («کجا» و «چه کسی»).
- جنبه‌های تجاری.
- جنبه‌های فنی.
چرا حاکمیت داده مهم است؟
اکثر شرکت‌ها از قبل نوعی حاکمیت بر داده ها برای برنامه‌های شخصی یا بخش‌های تجاری دارند، گرچه لزوماً به طور کامل نهادینه نشده است. بنابراین معرفی سیستماتیک حاکمیت داده ها اغلب از قوانین غیر رسمی به کنترل رسمی تبدیل می‌شود.
data governance رسمی به طور معمول هنگامی به دست می‌آید که شرکت به اندازه‌ای برسد که دیگر وظایف متقابل عملکرد دیگر نتواند به طور کارآمد اجرا شود.
حاکمیت داده ها پیش شرط انجام کارها یا پروژه‌های بیشمار است و دارای مزایای واضح بسیاری است:
- داده ها و فرآیندهای سازگار و یکنواخت در سراسر سازمان پیش شرط پشتیبانی بهتر و جامع تصمیم گیری است.
- افزایش مقیاس پذیری چشم انداز فناوری اطلاعات در سطح فنی، تجاری و سازمانی از طریق قوانین روشن برای تغییر فرایندها و داده ها.
- مکانیسم‌های کنترل مرکزی پتانسیلی را برای بهینه سازی هزینه‌های مدیریت داده ها (در عصر انفجار مجموعه داده ها از اهمیت بیشتری برخوردار است) ارائه می‌دهند.
- افزایش کارایی از طریق استفاده از هم افزایی (به عنوان مثال با استفاده مجدد از فرآیندها و داده ها).
- اطمینان بیشتر از داده ها از طریق داده های با کیفیت و گواهی شده و همچنین مستندات کامل فرآیندهای داده.
- دستیابی به دستورالعمل‌های انطباق، مانند بازل III و Solvency II.
- امنیت داده های داخلی و خارجی با نظارت و بررسی سیاست‌های حفظ حریم خصوصی.
- افزایش بهره وری فرآیند با کاهش فرآیندهای هماهنگی طولانی مدت (به عنوان مثال از طریق مدیریت نیازهای روشن).
- ارتباط شفاف و واضح از طریق استاندارد سازی؛ این پیش شرط ابتکارات مبتنی بر داده در کل شرکت است.
- علاوه بر این، مزایای خاص ناشی از ماهیت خاص هر برنامه حاکمیت داده است.
پس بدانید که data governance بیش از هر زمان دیگری برای پاسخگویی شرکت‌ها حیاتی است. همچنین گشودن زمینه‌های جدید و نوآورانه تجارت مهم است، به عنوان مثال با تجزیه و تحلیل داده های بزرگ، که تداوم تفکر عقب مانده و ساختارهای اساسی را اجازه نمی‌دهد.
در حال حاضر، مهم‌ترین محرک‌هایی که شرکت‌ها را به تجدید نظر در رویکردهای فعلی خود سوق می‌دهد عبارتند از:
- برای پشتیبانی از مدل‌های تجاری دیجیتال، نماهای داده محور ایجاد کنید،
- کیفیت داده در سطح شرکت و مدیریت داده اصلی،
- قابلیت مدیریت داده ها در محیط‌های کلان داده،
- ایجاد استاندارد برای افزایش توانایی واکنش به تأثیرات خارجی (به عنوان مثال M & A)،
- BI سلف سرویس (SSBI): کاربران می‌خواهند مستقل از IT تجزیه و تحلیل کنند،
- انطباق: فرآیندهای داده شفاف و قابل درک برای مطابقت با الزامات قانونی،
- علاوه بر این محرک‌ها، تعدادی پیشرفت و الزامات دیگر نیز وجود دارد که حاکمیت داده ها را بیش از پیش مرتبط می‌کند.
به عنوان مثال می‌توان به BI عملیاتی، تجزیه و تحلیل پیشرفته، رسانه‌های اجتماعی، دید 360 درجه مشتری، BI در فضای ابری یا سرویس، استراتژی‌های اطلاعاتی و انطباق با دستورالعمل‌های محافظت از داده ها برای استفاده داخلی و خارجی داده ها (SCM و CRM) اشاره کرد.
چالش‌های حاکمیت داده ها
ارتباط حاکمیت بر داده ها واضح است. با این وجود، علی رغم مزایای آن، بسیاری از شرکت‌ها از اجرای برنامه‌های حاکمیت داده ترس دارند. (یا به دلیل پیچیدگی فرض شده یا به دلیل عدم اطمینان عمومی)
اجرای برنامه‌های data governance به هیچ وجه کاری پیش پا افتاده نیست. موارد زیر برخی از بزرگ‌ترین موانع مرحله اجرا هستند:
سازمان
data governance به یک فرهنگ شرکتی باز نیاز دارد که مثلاً در آن تغییرات سازمانی قابل اجرا باشد، حتی اگر این تنها به معنای نامگذاری نقش‌ها و تعیین مسئولیت‌ها باشد. در نتیجه، حاکمیت داده ها به یک موضوع سیاسی تبدیل می‌شود، زیرا این در نهایت به معنای توزیع، اعطای جایزه و همچنین پس گرفتن مسئولیت‌ها و صلاحیت‌ها است. پس در اینجا نیاز به یک رویکرد حساس است.
پذیرش و ارتباطات
حاکمیت داده ها نیاز به پذیرش با استفاده از یک ارتباط کاری بین طرفین توسط کارمندان مناسب در مکان‌های مناسب دارد. به ویژه مدیران پروژه باید درکی از جنبه‌های فنی و تجاری نیز داشته باشند، اصطلاحات مختلف و ترجیحاً یک دیدگاه کلی مفهومی در مورد شرکت داشته باشند.
بودجه و سهامداران
متقاعد کردن ذینفعان در سازمان در مورد نیاز به برنامه‌های حاکم بر داده ها و دریافت بودجه، اغلب هنوز دشوار است. علاوه بر این، تغییرات اغلب توسط ریشه دوانده مانع می‌شوند، اما فرآیندهای عملکردی و کمبودهای پردازش اطلاعات توسط منابع قابل مشاهده مستقیم در بخش‌های تجاری جبران نمی‌شوند.
استاندارد سازی و انعطاف پذیری
مشاغل باید انعطاف پذیر باشند تا نیازهای سریع تغییر کنند. با این حال، جستجوی تعادل مناسب بین انعطاف پذیری و استانداردهای حاکم بر داده با توجه به نیازهای تجاری هر شرکت از اهمیت حیاتی برخوردار است.
بهترین شیوههای data governance و عوامل موفقیت
اجرای طرح حاکمیت داده ها
حاکمیت داده ها یک ابتکار انفجاری و بزرگ نیست و به این شکل کار نمی‌کند. در عوض، ابتکارات جهانی پروژه‌های بسیار پیچیده و طولانی مدت هستند. بنابراین آنها این خطر را دارند که ممکن است شرکت کنندگان به مرور اعتماد و علاقه خود را از دست دهند.
بنابراین توصیه می‌شود ابتدا با یک پروژه نمونه قابل برنامه ریزی یا خاص برنامه شروع کنید و به صورت تکراری ادامه دهید. به این ترتیب، پروژه همچنان قابل کنترل است و می‌توان از تجربه برای پروژه‌های پیچیده‌تر یا گسترش برنامه‌های حاکم بر داده در شرکت استفاده کرد.
مراحل معمول پروژه عبارتند از:
- اهداف را تعریف کنید و فواید را درک کنید.
- وضعیت فعلی و تجزیه و دلتا را تجزیه و تحلیل کنید.
- نقشه راه را استخراج کنید.
- ذینفعان و پروژه بودجه را متقاعد کنید.
- برنامه حاکمیت داده را تدوین و برنامه ریزی کنید.
- برنامه حاکمیت داده ها را اجرا کنید.
- نظارت و کنترل کردن.
این مراحل نه تنها برای هر برنامه جدید تکرار می‌شوند، بلکه در صورت ایجاد تغییرات نیز باید تکرار شوند.
قبل از شروع هر برنامه حاکمیت داده، همیشه باید به سوالات مربوط به دلایل پروژه پاسخ داده شود تا از کارهای اضافی غیرضروری جلوگیری شود. به همین ترتیب، فرایندهای موجود باید ارزیابی شوند تا مشخص شود که آیا می‌توان آنها را با نیازهای جدید در چارچوب یک برنامه حاکم بر داده سازگار کرد، به جای این که با توسعه شاید غیر ضروری فرآیندهای جدید شروع شود.
ابزارهای زیر در اجرای یک برنامه حاکم بر داده ها کمک می‌کنند:
چارچوب مدیریت داده (DAMA)
چارچوب DAMA جهت شناسایی رشته‌ها و گروه‌های عملکردی را فراهم می‌کند.
ماتریس 9 زمینه‌ای BARC
9-Field Matrix BARC برای تعیین وضعیت فعلی رویکرد سازمان در مدیریت داده ها و استخراج نقشه راه از آن طراحی شده است.
سه سطح شرکت (استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی) و جنبه‌های سازمانی، تجاری و فنی آن اساس ماتریس را تشکیل می‌دهند. پروژه‌های مدیریت داده با ساختار خود می‌توانند با مشخصات موضوعات، فرایندها، نقش‌ها و وظایف مربوطه تهیه شوند.
لازم به ذکر است که پیش بینی سطوح، جنبه‌های سازمانی، تجاری و فنی و همچنین نقش‌های موجود در شرکت باید بسیار مشخص باشد. با این وجود ماتریس برای هر مبحثی در زمینه مدیریت داده مناسب است.
چارچوب DAMA کلیه مباحث مربوط به مدیریت داده را با معیارهای مستند فراهم می‌کند و آنها به یک رشته در ماتریس 9 زمینه‌ای BARC اختصاص داده می‌شوند.
به این ترتیب می‌توان حالت فعلی برای هر زمینه را به صورت ساختاری در برابر حالت هدف مقایسه کرد. با این کار می‌توان دلتا را شناسایی کرد، اولویت‌ها را تعیین کرد و نقشه راهی با اقدامات مشخص بدست آورد.
مدل‌ها
نقش‌ها برای هر برنامه حاکمیت داده ای ضروری است. این روزها، ابزارهای نرم افزاری الگوهای حاکم بر داده را برای مدیریت فراداده، کیفیت داده، مدیریت داده اصلی و ادغام داده ها فراهم می‌کنند.
نقش‌ها کمی متفاوت است، اما نقش‌های اصلی همیشه به شرح زیر است:
- شورای حاکمیت داده ها (کمیته راهبری یا سطح استراتژیک)
- هیئت حاکمیت داده (سطح تاکتیکی)
- مدیر داده
- مالک داده
- مدیر اطلاعات
- کاربر داده
- الگوها و کتابخانه‌ها
سیستم‌های حاکمیت داده
سیستم عامل‌های حاکمیت داده بلوک‌های مختلف عملکردی را برای کیفیت داده ها، مدیریت اصلی داده ها، ادغام داده ها، مدیریت فراداده و حفاظت از داده ها ارائه می‌دهند.
توصیه‌های BARC
نکات زیر به شما کمک می‌کند ابتکارات یا برنامه‌های data governance خود را اجرا کنید:
- هرگز برنامه حاکمیت داده ها را بدون پشتیبانی مدیریت راه اندازی نکنید.
- ابتکارات انفجاری و بزرگی را شروع نکنید، اما حاکمیت داده ها را به عنوان یک روند مستمر و تکراری متشکل از زیر پروژه‌ها درک کنید.
- با پروژه‌های آزمایشی کوچک شروع کنید و تجربه این کارها را در شرکت وارد کنید.
- برنامه‌های حاکمیت داده ها می‌توانند سال‌ها اجرا شوند. با این حال، پروژه‌های منفرد نباید بیش از 3 ماه طول بکشد.
- اهداف کاملاً در نظر گرفته شده و روشنی را تعیین کنید.
- برنده شدن در پذیرش اولویت اصلی است. مشارکت ذینفعان و شفافیت روند کار کلیدی است. ارتباط آزاد و شفاف با کلیه ذینفعان بدون دستور کار پنهان توصیه می‌شود.
- از الگوها، مدل‌ها و بهترین روش‌هایی که از قبل در بازار موجود است استفاده کنید، خواه از طریق ابزارهای نرم افزاری، خواه از چارچوب‌ها و کتابخانه‌ها یا مشاوران باشد.
- نقش‌ها را به درستی در شرکت تعیین کنید. به ویژه مهارت‌های ارتباطی مدیر برنامه که باید برنامه حاکمیت داده را با در نظر گرفتن مسائل و حساسیت‌های سیاسی وارد شرکت کند.
- به دقت بررسی کنید که چرا روندها و راه‌حل‌های مستقر به اندازه کافی ساده نشده‌اند.
- سیستم عامل‌های حاکمیت داده ها را بررسی کنید.
- ساختارها و مسئولیت‌های روشن ایجاد کنید.
- یک روش کامل برای ثبت بهترین روش‌های سازمانی ایجاد کنید.
