گزارش بیزینس چیست؟ نکات مهم Business Report و نحوه تهیه بیزنس ریپورت

گزارش بیزینس چیست؟ اگر در حال مطالعه این مقاله هستید، به این معنا است که به دنبال جوابی مناسب برای این سوال هستید. این مقاله در واقع راهنمایی جامع درباره گزارش بیزنس است. در این مقاله قصد داریم نحوه تهیه بیزنس ریپورت را به شما آموزش بدهیم و نکاتی در این خصوص به شما بگوییم که می‌تواند بیزنس شما را متحول کند. با ما همراه باشید تا در ابتدا شما را با برخی مفاهیم آشنا کنیم.

گزارش اینترپرایز ( Enterprise ) چیست؟

گزارش سازمانی یا اینترپرایز ، فرآیندی برای استخراج، پردازش، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و نمایش داده‌ها در شرکت‌ها است. برای تهیه این گزارش، از ابزارهای گزارشگری سازمانی برای سازماندهی داده‌ها در نمودارها، جدول‎ها، ابزارک‎ها استفاده می‌کنند. این گزارش ممکن است طیف وسیعی از تعامل را ارائه بدهد، بنابراین کاربران می‌توانند مشکلات تجاری را پیدا کنند و از طریق گزارش‌ها تصمیمات داده محور را بگیرند. مراحل اصلی تولید گزارش بر اساس داده‌های تجاری، شامل دو مرحله زیر است:

• توزیع گزارش‌
• مدیریت گزارش‌ها

در اولین گام، گزارش‌ها معمولاً توسط ابزار گزارشگری سازمانی تهیه می‌شوند. ابزار گزارش‌دهی سازمانی کمک می‌کند تا گزارش‌های دستی به عنوان الگوهای گزارش برای تحقق بخشیدن به اتوماسیون گزارش بیزینس تهیه می‌شوند. سپس موتور گزارش دهنده این گزارشات را به درگاه گزارش دهنده، منتشر می‌کند تا به کاربران نهایی غیرفنی اجازه دسترسی بدهد. به این ترتیب، کاربران می‌توانند از داده‌ها اطلاعات لازم را کسب کرده و تصمیمات مبتنی بر داده را بگیرند.

تفاوت بین گزارش سازمانی و هوش تجاری چیست؟

در این بخش از بحث گزارش بیزینس به جواب این سوال می‌پردازیم. خب، با توجه به معماری عملکردی هوش تجاری، BI را می‌توانیم به سه سطح تقسیم کنیم:

1. نمایش
2. تجزیه و تحلیل
3. پشتیبانی

اصلی‌ترین فناوری تجسم داده در سطح نمایش است. علیرغم تفاوت اندازه و نیاز به تجزیه و تحلیل عمیق، فناوری تجسم داده می‌تواند اصلی‌ترین هدف BI (تبدیل داده به اطلاعات و کمک به تصمیم گیری) را انجام بدهد. گزارش سازمانی فناوری تجسم اولیه داده در اکثر شرکت‌ها است.

از صحبت‌های بالا نتیجه می‌گیریم که، هوش تجاری مقوله وسیع‌تری است که شامل پردازش داده‌ها، انجام گزارشگری، تجزیه و تحلیل و توابع تجسم است؛ اما گزارش دهی شرکت‌ها طبقه بندی خاصی در BI است. ویژگی‌های یک ابزار گزارش دهی سازمانی می‌تواند با مجموعه نرم افزار هوش تجاری (BI) مرتبط باشد.

مشکلات رایج گزارشگری سازمانی

برای بخش‌های فناوری اطلاعات، گزارش ساخت و ساز شرکت همیشه پر است از چرخه عمر طولانی پروژه و تاخیرهای مکرر. این باعث می‌شود اعضای تیم تحت فشار و اضافه کار باشند. به علاوه، پاسخ سریع به خواسته‌های جدید به دلیل گسترش ضعیف سیستم، ممکن است دشوار باشد. به یاد داشته باشید که حفظ سیستم گزارشگری شرکت زمانبر است. یکی دیگر از مشکلات در بحث گزارش بیزینس یا بیزنس ریپورت ، این است که برای توسعه دهندگان گزارش، داده‌های کسب و کار بسیار پراکنده هستند و نمی‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. پردازش اطلاعات به صورت دستی منجر به حجم کاری زیاد، دقت کم و امنیت ضعیف می‌شود. به علاوه ممکن است گزارش‌های اصلی برای ارائه خدمت به تجارت جدید تنظیم نشوند.

یکی دیگر از مشکلات بیزینس ریپورت این است که برای مدیران یا سایر کاربران نهایی، یک درگاه مدیریت گزارش واحد وجود ندارد که بتوانند دید کاملی از همه اطلاعات داشته باشند. همینطور، نشان دادن گزارش‌ها در جلسه یا بررسی آن در سفر کاری ناخوشایند است.

استراتژی گزارش اینترپرایز

مهم‌ترین موارد در استراتژی گزارش دهی سازمانی عبارتند از:

• ساخت معماری گزارشگری سازمانی
• انتخاب ابزار گزارشگری سازمانی
• ساخت پورتال گزارشگری سازمانی

امروزه، بسیاری از نرم‌افزارهای گزارش سازمانی، پشتیبانی خوبی از داده‌های اساسی دارند. آنها می‌توانند گزارش‌ها را به عنوان ابزاری برای گزارش دهی تهیه کرده و گزارشات را به عنوان پورتال گزارشگری مدیریت کنند. در این بخش از گزارش بیزینس ، Fine Report را به عنوان نمونه‌ای در استراتژی گزارش دهی برای یک شرکت در نظر می‌گیریم. این مسئله به بیش از 10000 شرکت کمک کرده است تا مشکلات مربوط به گزارش دهی شرکت را حل کنند و داده‎ها را به ارزش تبدیل کنند. بیایید ببینیم واقعاً چطور می‌توانیم از این استراتژی در بیزنس ریپورت استفاده کنیم.

معماری ساخت گزارش اینترپرایز

با توجه به روند داده‌ها، دانش معماری عملکردی سیستم گزارش دهی عمومی شرکت به شکل زیر است که به سه سطح عملکردی تقسیم می‌شود:

1. داده‌های اساسی
2. تجزیه و تحلیل داده‌ها
3. ارائه داده‌ها

داده‌های اساسی در واقع مسئولیت مدیریت داده‌ها از جمله جمع‌آوری داده‌ها، ETL، ساخت انبار داده و غیره را دارند. تجزیه و تحلیل داده‌ها معمولاً در مورد استخراج داده‌ها از انبار داده است و تجزیه و تحلیل داده‌ها با روش‌های معمول مثل پرس و جو، OLAP، داده کاوی و تجسم داده‎ها برای تشکیل نتیجه گیری داده‌ها است. در پایان می‌توانید، تصویری از داده‌ها مانند گزارش‌ها و نمودارهای تصویری را از طریق ارائه داده، نمایش دهید.

در بحث گزارش بیزینس ، علاوه بر این، در سطح داده‌های اساسی، یک شرکت به طور کلی چندین سیستم تجاری مانند OA، ERP، CRM و غیره دارد. داده‎های تجاری در این سیستم‎های مستقل پراکنده است. استخراج داده‌ها از سیستم‌های مختلف و تلفیق آنها مشکل ساز است. شما ممکن است به ابزارهای مختلف گزارش پایگاه داده نیاز داشته باشید. بنابراین اگر بستری برای اتصال این سیستم‌ها و قرار دادن داده‎ها در کنار هم وجود داشته باشد، بسیار راحت‌تر خواهد بود.

در اولین قدم از استراتژی ساخت گزارش اینترپرایز ، به شما Fine Report را پیشنهاد می‌کنیم. Fine Report می‌تواند این کار را انجام دهد زیرا از چندین منبع داده و ادغام داده پشتیبانی می‎کند. Fine Report می‌تواند چندین مجموعه داده را در یک گزارش تعریف کند و داده‌ها را از پایگاه داده‌های مختلف در یک جدول استخراج کند.

ابزار گزارش دهی سازمانی را انتخاب کنید

هدف یک ابزار گزارشگری سازمانی چیست؟

در بحث گزارش بیزینس ابزار گزارشگری سازمانی می‌تواند نقش مهمی را ایفا کند. بنابراین هدف استفاده از این ابزار را باید بدانیم. علاوه بر هدف تجسم داده‌ها که در بالا ذکر شد، ابزار گزارشگری سازمانی می‌تواند هزینه تهیه گزارش تکراری را کاهش داده و کارایی کسب اطلاعات را بهبود ببخشد. از طریق تجزیه و تحلیل تعاملی مانند آزمایش کردن، می‌توان مشکلات موجود در تجارت را پیدا کرد.

چه ابزارهایی برای گزارش اینترپرایز خوب است؟

1. استفاده آسان: برای ساخت گزارش سازمانی باید به استفاده آسان از ابزارها توجه کرد. هر کسی می‌تواند ظرف یک ساعت، الگوی گزارش ایجاد کند. پس از ایجاد الگو، گزارش‌ها به طور خودکار بر اساس آخرین منبع داده به روز می‌شوند، که این مسئله کارایی تهیه گزارش را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد.
2. حالت‌های طراحی گزارش می‌توانند نیازهای مختلف را برآورده کنند: توسعه دهندگان گزارش معمولاً موارد مختلف گزارش را در کار خود دریافت می‌کنند. Fine Report سه حالت گزارش را ارائه می‌دهد: گزارش عمومی، گزارش تجمیع و داشبورد. حالا اگر بخواهیم در بحث گزارش بیزینس به تعریف مختصری از این زیرشاخه‌ها بپردازیم به این شکل است که حالت گزارش عمومی برای تهیه گزارش‌های منظم مانند گزارش‌های گروه بندی، گزارش اصلی، گزارش‌های درختی و سایر گزارش‌های سفارشی است. حالت گزارش‌های تجمیعی برای گزارش‌های نامنظم است. اگر از اکسل برای تهیه گزارش‎های پیچیده استفاده می‌کنید، باید مرتباً سلول‌ها را ادغام و تقسیم کنید. می‌توانید آنها را کنار هم قرار دهید تا گزارش‌های منظمی ایجاد کنید. حالت داشبورد هم برای آنالیز چندین بعد است.
3. پشتیبانی طراحی از راه دور: به طور معمول در ساخت گزارش سازمانی ، طراح گزارش بر روی کامپیوتر توسعه دهنده گزارش نصب می‌شود، اما سرور مستقرکننده پروژه در کامپیوتر دیگری است. در این حالت باید هر دو را روی یک دستگاه کامپیوتر قرار دهید و سپس می‌توانید پرونده‌ها را از راه دور اصلاح کنید یا روی آنها کار کنید.
4. پرس و جو و فیلتر داده مناسب: در برنامه گزارش سازمانی ، گزارش‌ها همچنین نیازهای بخش‌های مختلف را برآورده می‌کنند. این امر به منظور تسهیل جستجوی راحت داده، به نرم افزار گزارش نیاز دارد.
5. عملکرد ورود هوشمند و متمایز: گزارش‌ها معمولاً برای ارائه داده‌ها، استخراج داده‌ها از پایگاه داده‌ها و ارائه آنها در نمودارهای مختلف است. با این حال در بسیاری از موارد، شما باید داده‌ها را در پایگاه داده اضافه یا اصلاح کنید. این آخرین مرحله در استراتژی ساخت گزارش اینترپرایز است.

یک درگاه گزارش سازمانی بسازید

پورتال یکپارچه گزارش دهی از شرکت، قسمت مهمی از راه حل گزارش دهی شرکت بوده است.

مزایای درگاه گزارش سازمانی

پورتال گزارشگری می‌تواند، گزارش‌های تجاری را که در سیستم‌های مختلف تجاری پراکنده شده‌اند سازماندهی کرده و برای دستیابی به مدیریت واحد، آنها را کنار هم قرار دهد. این درگاه همچنین یک محیط بسیار امن برای کاربران فراهم می‌کند و مدیریت جامع کاربر و کنترل دسترسی را پیاده سازی می‌کند. برخی از پورتال‌های گزارش سازمانی همچنین تجزیه و تحلیل داده‌ها مانند پرس و جو و آمار چند بعدی را ارائه می‎دهند. این مسئله هم یکی از زیرشاخه‌های مهم بحث گزارش بیزینس است.

استفاده از Fine Report برای ساخت پورتال گزارش دهی

مواردی که تا به حال در بحث گزارش بیزنس بیان کردیم، مشکل تهیه گزارشات را برطرف کرده است. با ما همراه باشید تا ببینیم چگونه از Fine Report برای حل مشکلات مدیریت و دسترسی به گزارش‌ها استفاده کنیم.

1. مدیریت کاربر: به طور کلی گزارش‌های تهیه شده توسط شرکت در هر سیستم جاسازی شده است. اینکه مدیران ب‎خواهند نگاه جامعی به گزارشات داشته باشند، زمان بر است. بهترین راه حل، ایجاد یک پلتفرم مدیریت گزارش سازمانی برای دسترسی به هر سیستم از طریق یک برنامه واحد است. یک بستر تصمیم گیری در Fine Report ساخته شده است. این بستر می‎‌تواند به طور مستقیم کنترل دسترسی، منابع سیستم، پیکربندی و غیره را مدیریت کند. مدیران در همه سطوح می‌توانند همه گزارشات موجود در مجوزهای خود را از طریق این سیستم پورتال گزارش مشاهده کنند.
2. برنامه: در بیزنس ریپورت ، برای به دست آوردن به موقع داده‌ها از جنبه‌های مختلف، مدیران از بخش بازرگانی می‎خواهند گزارش‌های روزانه و هفتگی را ارئه دهند. این مسئله باعث می‎شود که حجم کار زیادی به توسعه دهندگان گزارش برسد. عملکرد برنامه Fine Report می‎تواند گزارش‌های هفتگی و روزانه را به طور منظم پیاده سازی کند.
3. برنامه موبایل: در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها برای بررسی گزارشات خود به کامپیوتر متکی هستند. با این حال، برای آنها رفتن به سفرهای کاری معمول است. بنابراین آنها نمی‌توانند به موقع گزارش را در کامپیوتر شخصی خود بررسی کنند. این مسئله باعث می‌شود تا گاهی اوقات بهترین زمان برای کار بر وری مشکل تجاری را از دست بدهند. در اینجا Fine Report برنامه تلفن همراه را برای بررسی به موقع گزارش‎ها ارائه می‎دهد.

در انتهای بحث گزارش بیزینس ، باید بگوییم که ساخت سیستم گزارش سازمانی کار دشواری نیست. هسته اصلی گزارشگری شرکت، پردازش و ارائه داده است؛ بنابراین انتخاب ابزار مناسب گزارش دهی سازمانی بسیار مهم است.