منظور از داده های سازماندهی چیست؟ سازماندهی داده ها به طور کلی به روش طبقه بندی و سازماندهی مجموعه داده‌ها برای مفیدتر کردن آنها اشاره دارد. برخی از متخصصان فناوری اطلاعات این را عمدتاً در پرونده‌های فیزیکی اعمال می‌کنند، اگرچه برخی از انواع سازماندهی داده ها را می‌توان در پرونده های دیجیتال نیز اعمال کرد. در ادامه این مقاله ما را همراهی کنید تا بیشتر به این مسئله بپردازیم.
سازماندهی داده ها
سازماندهی داده ها چگونه توصیف می‌شوند؟ راه‌های زیادی وجود دارد که متخصصان فناوری اطلاعات بر اساس اصل داده های سازماندهی کار می‌کنند. بسیاری از این موارد تحت عنوان کلی‌تر “مدیریت داده ها” طبقه بندی می‌شوند. به عنوان مثال، مرتب کردن مجدد یا تجزیه و تحلیل آرایش اقلام داده در یک رکورد فیزیکی بخشی از سازماندهی داده است. یکی دیگر از اجزای اصلی سازماندهی داده های سازمانی، تجزیه و تحلیل داده‌های نسبتاً ساختاریافته و بدون ساختار است. داده‌های ساختاریافته از داده‌هایی در جداول تشکیل شده است که می‌توانند به راحتی در یک پایگاه داده ادغام شوند و از آنجا به نرم افزارهای تحلیلی یا سایر برنامه‌های کاربردی خاص تغذیه شوند. داده‌ها بدون ساختار داده‌هایی هستند که خام و بدون قالب هستند، نوع داده‌هایی که در یک سند متنی ساده پیدا می‌کنید، جایی که نام‌ها، تاریخ‌ها و سایر اطلاعات در پاراگراف‌های تصادفی پراکنده شده‌اند. کارشناسان ابزارها و منابع فناوری را برای مدیریت داده‌های نسبتاً بدون ساختار و ادغام آنها در یک محیط داده کل نگر توسعه داده‌اند. کسب‌وکارها استراتژی‌های سازماندهی داده‌ها را به منظور استفاده بهتر از دارایی‌های داده‌ای که دارند در دنیایی که مجموعه داده‌ها برخی از با ارزش‌ترین دارایی‌های شرکت‌ها در بسیاری از صنایع مختلف را نشان می‌دهند، اتخاذ می‌کنند. مدیران و سایر متخصصان ممکن است بر سازماندهی داده‌ها به عنوان جزئی از یک استراتژی جامع برای ساده کردن فرآیندهای تجاری، کسب هوش تجاری بهتر و به طور کلی بهبود مدل کسب و کار تمرکز کنند. در ادامه سه روش موثر برای سازماندهی داده ها را با هم بررسی می‌کنیم. آیا شما روش‌های موثری سراغ دارید؟ آن را در بخش دیدگاه با ما به اشتراک بگذارید.
سه روش موثر برای سازماندهی
3 روش موثر برای داده های سازماندهی برای تجزیه و تحلیل و ارائه بهتر چه در شغل خاصی کار می‌کنید که نیاز به وارد کردن و سازماندهی داده ها به صورت دیجیتالی دارد؛ یا فقط در زمان خود از کامپیوتر استفاده می‌کنید و نیاز دارید که جمع آوری کرده و منظم بمانید، سازماندهی داده یک امر ضروری است. مهارت در استفاده از کامپیوتر درست مانند سازماندهی وسایل فیزیکی شما برای تمرکز و سردرگمی کمتر در فضای خود کلیدی است. سازماندهی داده ها در کامپیوتر یا سایر دستگاه‌های دیجیتال برای ادامه کار بسیار مهم است. در حالی که سازماندهی داده‌ها به سازماندهی اطلاعات شما اشاره دارد. روش‌های دیگری نیز برای سازمان وجود دارد که شامل تمیز کردن سیستم و حفظ اطلاعات ضروری مورد نیاز شما می‌شود. درست مانند تمیز کردن خانه! علاوه بر این، ممکن است لازم باشد داده‌های خود را برای اهداف ارائه سازماندهی کنید. در اینجا سه راه موثر برای سازماندهی اطلاعات دیجیتالی شما برای ارائه و ذخیره سازی آورده شده است. در ادامه هر سه این موارد را با هم بررسی می‌کنیم.
روش اول: پاکسازی داده‌ها
پاکسازی داده‌ها دقیقاً همان چیزی است که به نظر می‌رسد. این فرآیند پاکسازی داده‌ها است و اولین گام مهم برای سازماندهی داده ها و فرآیندهای ارائه داده است. هنگامی که به داده‌هایی برای تجزیه و تحلیل و ارائه نیاز دارید، اطمینان از اینکه همه داده‌های خام – داده‌های بدون ساختار و قالب‌بندی نشده – به درستی شناسایی شده و با آنها برخورد می‌شود؛ اولین قدم مهم قبل از شروع فرآیند ارائه و تجزیه و تحلیل است. به آن در دنیای واقعی فکر کنید، دوباره با استفاده از قیاس متعلقات فیزیکی: برای نمایش صحیح یک خانه تمیز و منظم نگه داشتن همه چیز در اتاق، باید به هم ریختگی ها را پاک کنید. فرآیند پاکسازی داده‌ها به طور خودکار اطلاعات غیرضروری را که پوشه‌ها و فضای کامپیوتر شما را مسدود می‌کند، ارزیابی و حذف می‌کند. یک گام مهم برای داده های سازماندهی برای هر هدفی، کنار گذاشتن و حذف داده‌های خام بدون ساختار است. با ابزار و نرم افزار مناسب، داده‌های اضافی را حذف خواهید کرد. با انجام این کار، داده های شما برای ارائه یا هر هدف دیگری که نیاز دارید تنظیم می‌شود. به سراغ روش دوم می‌رویم که شاید آسان‌تر به نظر برسد.
روش دوم: نمودارها
نمودارها در حالی که سازماندهی داده می‌تواند به پاکسازی ساده فایل‌های بدون ساختار و غیر ضروری اشاره کند، این فرآیند همچنین به قرار دادن داده‌های شما در قالب‌های قابل هضم اشاره دارد. با مفهوم ارائه داده‌ها، راه‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید داده‌های خود را سازماندهی و تمیز کنید تا برای ارائه‌ها در دسترس قرار گیرند. یکی از این روش‌ها این است که داده های خود را در نمودارها سازماندهی کنید. هنگامی که تمام اطلاعات ضروری را که نیاز دارید درست و مرتب کنید، ارائه آنها به عنوان یک دسته از اطلاعات معمولاً کافی نخواهد بود. به همین دلیل است که باید تک تک اطلاعات را از هم جدا کنید و یکی از راه‌های بهتر برای نشان دادن نکات خود از طریق داده، جمع‌آوری اطلاعات در قالب تصویری مانند نمودار است. اگر از یک دستگاه ویندوزی استفاده می‌کنید، برنامه‌هایی که با مجموعه مایکروسافت آفیس ارائه می‌شوند مانند Word و Excel می‌توانند این وظایف سازمانی را به راحتی انجام دهند. هنگامی که داده‌های خود را در یکی از این قالب‌ها جمع‌آوری می‌کنید، پیگیری ارائه شما آسان‌تر از موارد دیگر خواهد بود. داده های سازماندهی با این روش بهتر درست می‌شوند.
روش سوم: سازماندهی بر اساس دسته
سازماندهی بر اساس دسته و ویژگی‌ها یکی دیگر از راه‌های موثر برای تقسیم و داده های سازماندهی شما، مرتب کردن آنها بر اساس دسته است. بسته به اطلاعاتی که در داده‌های شما منعکس شده است، می توان این کار را به روش های متعددی انجام داد. برای مثال، اگر داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید مربوط به ارقام فروش باشد، می‌توانید بر اساس مقدار پولی که نشان داده شده است، مانند قیمت‌های بالاتر و قیمت‌های پایین‌تر، دسته‌بندی کنید. سایر زمینه‌های دسته‌بندی می‌تواند شامل ویژگی‌های ساده مانند جنسیت، سن، رنگ، ژانر باشد و این فهرست ادامه دارد. علاوه بر طبقه‌بندی، سایر روش‌های سازماندهی مؤثر شامل ترتیب دادن فایل‌ها بر اساس ویژگی‌هایی است که مستقیماً به خود فایل مربوط می‌شود. مانند زمان آن – ترتیب بر اساس تاریخ – یا نام آن – مرتب‌سازی بر اساس حروف الفبا! راه‌های زیادی برای سازماندهی فایل‌ها وجود دارد، اما نکته این است که مطمئن شوید فایل‌های داده‌تان به شکلی قابل دسترسی مرتب شده‌اند. کلید ارائه موثر داده‌ها، منظم و منظم نگه داشتن آن است، بنابراین مهم نیست که کدام روش برای شما بهتر کار می‌کند، مطمئن شوید که تمرکز خود را حفظ کرده‌اید. سازماندهی داده بسیار حائز اهمیت است اما چرا؟ اصلاً چرا نیاز به آن است؟ در ادامه به این سوال مهم شما پاسخ خواهیم داد.
چرا نیاز به سازماندهی داده‌ها است؟
سازماندهی داده ها مزایای زیادی دارد. اولین و مهم‌ترین مزیت این است که زمان صرف جستجو برای داده‌ها را کاهش می‌دهد. داده‌های نامرتب از نظر ساختار داده دارای گلوگاه‌های زیادی هستند. فرض کنید شما داده‌ای از نتایج 1000 دانش‌آموز در یک مدرسه دارید و باید دریابید که چند دانش‌آموز درصدی بالاتر از 90 کسب کرده‌اند. اگر داده‌های شما سازماندهی نشده باشد، جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز زمان و منابع زیادی را می‌طلبد. اما فرض کنید داده ها را به ترتیب درصد نزولی سازماندهی کرده اید، و سپس مرتب کردن اطلاعات مورد نیاز بسیار سریع و آسان خواهد بود. داده های سازماندهی همچنین به کاهش از دست دادن داده ها و کاهش خطاها کمک می کند. فرض کنید در مجموعه های مختلف داده ها، سردرگمی دارید، پس تنها راه حل برای چنین مشکلاتی سازماندهی صحیح داده ها است. سازماندهی داده ها همچنین به شما کمک می‌کند تا بفهمید چرا داده‌ها جمع‌آوری شده‌اند و استفاده مناسب از آن چیست. پس از سازماندهی داده‌ها، اعتبار کار انجام شده را به شما می‌دهد. یک نمای متوالی از داده ها در مقایسه با نمای ناگهانی و نامرتب همیشه پذیرفته می شود. سازماندهی داده ها بسته به نیاز کاربر می تواند انواع مختلفی داشته باشد. گاهی اوقات، مقادیر تکرار شده در داده ها با هم جمع آوری می شوند تا از حالت داده ها مطلع شوند یا گاهی اوقات داده ها به ترتیب افزایش یا کاهش سازماندهی می شوند تا میانه مجموعه داده های داده شده را پیدا کنند.
سخن آخر
در این مقاله سعی کردیم به داده های سازماندهی بپردازیم. معنای دقیق آن را با هم مرور کردیم و در ادامه این مقاله به شما سه روش موثر برای سازماندهی داده معرفی کردیم که هر کدام از این روش‌های کاربردی بوده و به راحتی قابل اجرا است. در ادامه این مقاله به شما از ضرورت سازماندهی در کار گفتیم. اکنون می‌دانید چرا نیاز است که از سازماندهی استفاده کنید و چه مزایایی می‌تواند برای شما داشته باشد. اگر روش موثری برای سازماندهی می‌شناسید آن را در قسمت دیدگاه با ما به اشتراک بگذارید. از مزایای ان اطلاعی دارید؟ نظرات و سوالات خود در این خصوص را با ما به اشتراک بگذارید. امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.
