داشبوردهای مدیریتی چه هستند؟ با گسترش فزاینده فناوری اطلاعات در سازمان، حرکت به سوی داشتن زیرساخت‌های توانمند فناوری اطلاعات از جمله سیستم‌های اطلاعاتی از چالش‌های استراتژیک سازمان‌هاست. مدیران به منظور اجرای ماموریت سازمان و حرکت در مسیر آرمان‌های آن حداقل به ابزاری که نمایانگر ابعاد مختلف عملکرد سازمان است، نیاز دارند. یک قانون مدیریت می‌گوید: «اگر اندازه‌گیری نکنید، نمی‌توانید کنترل کنید؛ اگر کنترل نکنید، نمی‌توانید مدیریت کنید؛ و اگر مدیریت نکنید، نمی‌توانید پیشرفت کنید.» بنابراین می‌توان اذعان داشت که مدیریت مناسب آنچه که قابل مشاهده و دیدن نیست، امکان‌پذیر نیست. به همین دلیل موضوع داشبوردهای مدیریت سازمانی ضرورت می‌یابد. در این مقاله به لزوم داشتن داشبورد مدیریتی می‌پردازیم.
تعریف داشبورد سازمانی
داشبوردهای مدیریتی اصلا چه هستند؟ در این بخش به تعریف آن ها می‌پردازیم. در اقتصاد چالشی و تجارت پرتلاطم عصر حاضر سازمان‌ها در تلاشند برای رسیدن به اهداف خود در تدوین استراتژی صحیح، فعالیت‌های پرثمر و موثر و مشتری‌مداری، گوی سبقت را از دیگران بربایند و نکته مهم و حیاتی برای مدیران، توانایی تصمیم‌گیری سریع بر مبنای اطلاعات جامع و صحیح است. برای رسیدن به چنین هدفی، تعداد زیادی از سازمان‌ها به پیاده‌سازی سیستم داشبورد مدیریت (Dashboard Management System) روی آورده‌اند. سامانه داشبورد مدیریت مفهومی جدید در مدیریت اطلاعات با ارایه ابزار دیداری داده‌های حیاتی است که مجموعه انبوهی از تحلیل‌های مربوط به فرآیند مدیریتی را در زمینه‌های مورد نیاز به افراد مربوط ارایه می‌دهد. کاربرد اصلی سامانه داشبورد مدیریت صرفا گزارش‌دهی و گزارش‌گیری نیست، بلکه وظیفه اصلی آن ارایه اطلاعات بهنگام شده پویا به افراد ذی‌صلاح برای مدیریت دانش، تصمیم‌گیری دقیق و واکنش سریع به تغییرات است. در ادامه بیشتر به داشبورد مدیریتی می‌پردازیم.
امروزه فناوری داشبورد سازمانی به‌گونه‌ای است که می‌تواند در سطوح مختلف سازمانی با دسترسی‌های معین استقرار یابد و به این منظورداشبوردهای مختلف تعریف شده‌اند که هدف نهایی تمامی آنها ارایه سریع و بهنگام اطلاعات به مدیران و کارکنان سطوح مختلف سازمان برای آگاهی از شرایط متغییر و اتخاذ تصمیم‌های صحیح با توجه به آن شرایط است.
داشبورد به مدیران این امکان را می‌دهد تا با تعریف، نظارت و تحلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در ایجاد تراز بین اهداف و فعالیت‌ها، نمایان‌سازی تمامی فعالیت‌های سازمان و ایجاد یک محیط نمایش مشترک بین اهداف و فعالیت‌ها برای تصمیم‌سازی درست و کارآمد اقدام کنند.
به زبان ساده داشبورد مدیریتی یک واسط کامپیوتری غنی با نمودارها، گزارش‌ها، شاخص‌های دیداری و مکانیزم اخطار است که در یک نرم‌افزار پویا و اطلاعاتی مربوط یکپارچه شده‌اند و برای تمامی کارکنان سازمان و مدیران ارشد آن روشی ساده برای دسترسی به داده‌های به‌روز سازمان است تا از کسب اهداف و مطلع شدن از مشکلات بالقوه و واقعی را فراهم کند. داشبوردهای مدیریتی برای هر سازمانی لازم هستند.
بر اساس پیش‌بینی موسسه معتبر گارتنر، تا سال 2012 بیش از 40 درصد از بودجه فناوری اطلاعات سازمان‌ها به سامانه داشبورد مدیریت یا هوشمندی تجاری تخصیص داده خواهد شد.
چرا مدیران باید از سامانه داشبورد مدیریتی استفاده کنند؟
یکی از مباحثی که در حوزه مدیریتی مطرح است، مشغله زیاد مدیران است؛ همچنین بسیاری از مدیران، زمان زیادی از روز را خارج از محل کارشان سپری می‌کنند. این امر موجب عدم مدیریت یکنواخت ایشان بر تمامی سطوح و بخش‌های سازمان می‌شود. بنابراین در اختیار قرار گرفتن اطلاعات پالایش شده از عملکرد زیرمجموعه‌ها که مرور آنها وقت چندانی نگیرد و در عین حال گزارشی کامل، جامع و بهنگام شده از عملکرد بخش‌های مختلف سازمان، شرکت یا موسسه‌ای را نشان دهد، ضروری به نظر می‌آید. تنوع و کثرت اطلاعات سبب شده تا بسیاری از مدیران سازمان‌های بزرگ از اتفاقات صورت گرفته در سازمان خود اطلاع دقیقی نداشته باشند. محدودیت‌های زمانی و فیزیکی موجب شده‌است تا این اطلاعات بیشتر به‌صورت نادقیق و کلی در اختیار مدیران قرارگیرد. داشبوردهای مدیریتی بسیار عملکرد مناسبی دارند.
مدیران سازمان با بهره‌گیری از سامانه داشبورد مدیریتی ، به جای اتلاف وقت برای خواندن محتوای گزارش‌های پیچیده و بعضا غیرقابل درک و استخراج اطلاعات مورد نیاز از میان آنها، زمان خود را به تصمیم‌گیری‌های صحیح و روشن‌تر اختصاص می‌دهند و از مزیت رقابتی خود که همان واکنش سریع نسبت به شرایط و تغییرات است، استفاده می‌کنند. به این ترتیب مدیران قادرند دلایل ریشه‌ای رخدادها را با دقت و سرعت بیابند و از اثربخشی تصمیم‌گیری‌ها و راهکارهای انجام شده اطمینان حاصل کنند.
بخش زیادی از مدیران از داشبورد برای پیگیری مقیاس‌های غیر مالی که در کارایی سیستم‌شان نقش دارند، استفاده می‌کنند؛ مقیاس‌هایی چون تعداد افراد حاضر در شرکت، درجه رضایت مشتری و میزان غیبت کارمندان. این مقیاس‌ها قطعا در معیارهای اندازه‌گیری مالی چون مقایسه بودجه پیش‌بینی شده به هزینه واقعی، میزان کارایی فروش و سوددهی کسب و کار تاثیر مستقیم خواهند داشت. برای اطمینان از همسویی تصمیمات روزمره سازمانی با استراتژی‌ها در تمامی سطوح سازمان، مدیران باید قادر باشند مسایل را از ارتفاع‌های گوناگون و دقت متفاوت مشاهده کنند. سامانه داشبورد مدیریت امکان نمایش اطلاعات قابل تعقیب را برای مدیر فراهم می‌کند؛ یعنی ابتدا شاخص‌ها به‌صورت کلان نمایش داده می‌شود. ممکن است مدیر پس از مشاهده وضعیت نامطلوب در هریک از شاخص‌ها برای تحلیل بیشتر به جست‌وجوی علت بپردازد. هر شاخص، خود دارای چندین سطح زیرشاخص (یا نشانگر) است که شاخص اصلی از روی آنها محاسبه می‌شود. با مشاهده سلسله مراتبی زیرشاخص‌های یک شاخص می‌توان فهمید که علت نامطلوب بودن یک شاخص کدام‌یک از زیرشاخص‌هاست. به عبارت دیگر به کاربر این امکان داده می‌شود تا شاخص مورد نظر خود را در سطح جزیی‌تر در سازمان بررسی کند. داشبورد مدیریتی می‌تواند در هر سازمان نقس بسزایی داشته باشد.
امروزه بیشتر از همیشه مدیران زیرک برای مشاهده وضعیت شاخص‌های عملکرد و دیگر ارقام موجود در شرکت‌شان از داشبوردهای دیجیتال استفاده می‌کنند.
الزامات ایجاد داشبورد
همان‌گونه که اشاره شد داشبوردهای مدیریتی سیستم‌های نرم‌افزاری نوینی هستند که به سازمان‌ها در جهت غنیسازی اهداف با استفاده از اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها کمک می‌کند. داشبورد به مدیران امکان می‌دهد تا با تعریف، نظارت و تحلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد در ایجاد تراز بین اهداف و فعالیت‌ها، نمایان‌سازی تمامی فعالیت‌های سازمان و ایجاد یک محیط نمایش مشترک بین اهداف و فعالیت‌ها برای تصمیم‌سازی درست و کارآمد اقدام کنند. بنابراین برای ایجاد داشبورد مدیریتی در یک سازمان یا دستگاه دولتی یا غیردولتی باید حداقل الزامات نرم‌افزاری، آموزشی و سخت‌افزاری مهیا گردد. داشبورد مدیریتی الزامات نرم افزاری نیز دارد که در ادامه به ان می‌پردازیم.
الزامات نرم‌افزاری داشبورد
زمانی داشبورد یک واسط کامپیوتری غنی با نمودار، گزارش‌ها، شاخص‌های دیداری و مکانیزم اخطار است که در یک نرم‌افزار پویا و اطلاعاتی مربوط یکپارچه شده باشد. بنابراین سامانه داشبوردهای مدیریتی یک وزارتخانه باید حداقل امکانات زیر را داشته باشد. امکانات داشبورد مدیریتی حداقل به ۷دسته تقسیم می‌شود.
- امکان مدیریت اطلاعات پایه
- امکان مدیریت متغیرهای سازمانی
- امکان مدیریت تعریف شاخص‌های ملی و بین‌المللی
- امکان مقایسه سازمان‌ها بر اساس شاخص‌های تعریف‌شده
- امکان جمع‌آوری اطلاعات خام سازمان‌ها براساس ساختار مشخص
- امکان جمع‌آوری اطلاعات به صورت غیر برخط
- امکان تعریف تواتر زمانی متفاوت و غیر الگو
الزامات آموزشی داشبورد
برای پایش موضوعات جالب شاخص تعریف می‌شود. شاخص‌ها، معیارهای اندازه‌گیری هستند که به منظور تعیین وضعیت سازمان در دستیابی به اهداف و انعکاس عملکرد راهبردی سازمان استفاده می‌شوند. فعالیت مراقبت و بازبینی شاخص‌ها همیشه به عنوان یک موضوع مهم در مراقبت از فعالیت‌های سازمان مطرح بوده است. شاخص‌ها اغلب به عنوان یک ارزش، استفاده و از طریق روش‌های ارزیابی عملکرد به راهبردهای سازمان متصل می‌شود. شاخص‌ها برای اندازه‌گیری فعالیت‌های کیفی از قبیل میزان سودمندی، نقش رهبری در توسعه سازمان، اشتغال، خدمات و رضایت با مشکل مواجه هستند. در این‌گونه موارد باید ابتدا به کمی کردن مقولات کیفی اقدام کرد. لذا برای تعریف شاخص‌ها باید مراحل زیرا را طی کنید:
- مشخص کردن حوزه‌های ماموریتی
- بررسی وظایف و زیر ماموریت‌ها
- تعیین شاخص‌ها
- تعیین متغیرهای ثبتی
- تعیین وزن‌ها و فرمول‌ها و قیاس پذیر کردن شاخص‌ها
- بررسی کفایت شاخص‌ها (عملکرد – وضعیت) (جامع – مانع ) ( ایجاد رفتار مناسب) (کارایی – اثربخشی)
- تکمیل شناسنامه متغیرهای ثبتی و شاخص‌ها (تعاریف استاندارد و رسمی)
- جمع‌آوری اطلاعات و تست شاخص‌ها و اصلاح و تکمیل آنها
- کنترل کیفیت اطلاعات و کیفیت شاخص‌ها
- تصویب و اعتباردهی به شاخص‌ها
همچنین در این بخش مباحث دیگری مطرح است که همه اینها احتیاج به آموزش دارد تا بتوان یک داشبورد مدیریتی مناسب برای سازمان داشته باشیم. داشبوردهای مدیریتی الزمات سخت افزاری نیز دارند.
الزامات سخت‌افزاری داشبورد
ظرفیت سخت‌افزار مورد نیاز برای داشبورد یک دستگاه دولتی به عوامل متعددی بستگی دارد. از جمله پریودهای زمانی دریافت و محاسبه اطلاعات، تعداد متغیرها و شاخص‌های تعریف شده، تعداد بهره‌برداران از سامانه و عوامل دیگر؛ افزایش بیش از حد هر یک از آنها باعث افزایش نیاز به ظرفیت سخت‌افزار مورد استفاده می‌شود لذا در اینجا حداقل سخت‌افزار مورد نیاز ارایه می شود. از جمله الزامات سخت‌افزاری می‌توان به الزامات ارتباطی و ارتباطات برون سازمانی اشاره کرد.
داشبوردهای سازمانی را می توان به شش دسته کلی تقسیم نمود.
داشبوردهای عملکرد شرکت : داشبوردهای عملکرد شرکت ، داده های بخش ها و دپارتمان های مختلف سازمان ، عملکردهای فروش و … را در برمی گیرد، تا دیدی جامع ( kpi ) می کند و تحلیل های مالی، شاخص های حیاتی از عملکرد سازمان را ارائه دهد. ازین رو معمولا برای مدیران ارشد، کاربرد بیشتری دارد.
- داشبوردهای دپارتمانی : مدیران دپارتمان های سازمان و مدیران عملیاتی نیازمند داشبو ردی هستند که مقیا س های عملکردی مربوط به آنها را نمایش دهد . بدین منظور از داشبورده ای مختص به دپارتمان خود بهره می گیرند. برای مثال مدیر فروش با بهره گیری از د اشبورد مربوط به دپارتمان فروش می تواند از فروش واحد در مقایسه با سال پیش، تعداد مشتریان اضافه شده و از دست داده و… مطلع شود. بنابراین بیش از 50 درصد افراد سازمان بیشتر به داشبوردهای دپارتمانی به عنوان داشبوردی که در سطوح مختلف سازمان استقرار یافته است، دسترسی دارند.
- داشبوردهای مشاهده فعالیت – فر آیند : داشبوردهای مشاهده فعالیت – فر آیند، برای مشاهده فرآیندهای خاص سازمان یا فعالیت های گسترده مانند امنیت ملی ، کنترل بیماری و … استفاده می شوند. این نوع داشبوردها با بهره گیری از تجهیزات دیداری و تحلیلی به وقوع مشکلی پیش از اتفاق آن پی می برند و سعی در کاهش خسارات احتمالی می کنند.
این د اشبوردها را به گونه های مختلف می توان تقسیم کرد که در زیر به چند نمونه از داشبوردهای مشاهده فر آیند اشاره می شود.
۱-داشبورد مشاهده تقلبات : برای شرکت های دارای کارت اعتباری و مؤسسه های مالی.
۲ داشبورد مشاهده فرآیند تولید : مورد استفاده کارخانه ها، پالایشگاه و معادن برای مشاهده فرآیندهای حیاتی و پیچیده صنعتی.
۳-داشبورد مشاهده انبار- توزیع : مورد استفاده مراکز توزیع و انبار برای مشاهده موجودی واقعی، موجودی درج شده، فضای تخصیص داده شده و ….
۴- داشبورد مشاهده بازار مالی : مشاهده شرایط بازار، شاخص های اقتصادی و …
۵-داشبوردهای برنامه خاص : در این داشبوردها مقیاس های خاص مورد نیاز برنامه مورد نظر مطرح می شود که غالبا واسط ترجیحی کاربران به شمار می رود.
۶-داشبورد مشتری : برای استفاده مشتری از سازمان طراحی می شود و مقیاس های مربوط به مشتری سازمان را ارائه می دهد.
۷- داشبورد عرضه کننده : این گونه داشبورد به عرضه کنندگان، امکان مشارکت و قرار گرفتن در یک سطح اطلاعات مربوط
به سازمان را می دهد و هر عرضه کننده می تواند عملکردش را در برابر د یگران ارزیابی کند. از این رو می توان گفت که این گونه داشبوردها یک ارزش افزوده اثربخش بر روابط عرضه کنندگان ایجاد می کنند.
۸ داشبورد مشاهده ترافیک،
۹ داشبورد مشاهده آب و هوا.